Ochrona danych osobowych to bardzo ważna dziedzina działalności każdej firmy. W Polsce obowiązują przepisy prawa, które obliguję przedsiębiorstwa do zatrzymywania plików, a na początku 2018 r. zmieniły się zasady archiwizacji dokumentów. Na czym polegają te zmiany? Jak długo trzeba przechowywać dokumenty?
Podstawowe zasady archiwizacji dokumentów
Obowiązek archiwizacji dokumentów dotyczy akt finansowo-księgowych, czyli faktur, raportów z inwentaryzacji, ksiąg przychodów i rozchodów i sprawozdań finansowych. Dokumenty te zgodnie ze starymi przepisami trzeba było przechowywać przez co najmniej pięćdziesiąt lat. Ustawa o ochronie danych osobowych narzuca na przedsiębiorcę i inne podmioty obowiązek przechowywania danych w bezpiecznych warunkach. Szafa musi być metalowa i zamykana na klucz lub zamek cyfrowy. Jeśli w siedzibie firmy jest mało miejsca, można archiwizację dokumentów zlecić firmie zewnętrznej.
Zasady archiwizacji dokumentów w firmie zewnętrznej
Firma, która zajmuje się archiwizacją dokumentów musi mieć odpowiednie warunki przechowywania. Budynki, w których dokonuje się archiwizacji dokumentów powinny znajdować się na suchym i bezpiecznym gruncie. Ponadto, musi być dogodny dojazd dla pojazdów służb porządkowych i ratowniczych. Pomieszczenie, w którym przechowuje się druki muszą spełniać określone warunki wilgotności i temperatury, które trzeba codziennie kontrolować i rejestrować. Miejsce to musi być zabezpieczone przed włamaniem i wyposażone w ognioodporne drzwi i przeciwpożarową instalację sygnalizacyjno-alarmową.
Jak się zmieniły zasady archiwizacji dokumentów?
Komitet Rady Ministrów opracował dokument, zgodnie z którym zmienią się zasady archiwizacji dokumentów. Przede wszystkim, skróci się czas przechowywania dokumentacji kadrowo-płacowej z 50 do 10 lat. Jest to jeden z elementów pakietu stu zmian dla firm przygotowanego przez Ministerstwo Rozwoju. Po wprowadzeniu ustawy pracodawcy będą mogli przechowywać akta pracownicze wyłącznie w formie elektronicznej. Obecnie akta muszą być przechowywane w formie papierowej, ewentualne akta elektroniczne mają tylko charakter pomocniczy. Są to rozwiązania bardzo korzystne dla przedsiębiorców, gdyż skrócenie czasu przechowywania akt pracowniczych zmniejszy koszty związane z pozapłacowymi obowiązkami wobec pracowników. Podstawowym celem długookresowego przechowywania dokumentów jest ich wykorzystanie w sporach między pracownikiem a pracodawcą oraz do potwierdzenia w Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych okresów zatrudnienia i wysokości wynagrodzenia po wystąpieniu z wnioskiem o ustalenie emerytury, renty lub świadczenia przedemerytalnego. W związku z tym, że dane będą na bieżące przekazywane do ZUS, możliwe jest skrócenie okresu przechowywania dokumentów.
Nowe zasady archiwizacji dokumentów, w tym możliwość korzystania z dokumentów elektronicznych, uprości obsługę akt osobowych i dokumentów powstających w ramach stosunku pracy.
